Pas facile de concevoir un cahier des charges pour un projet internet qui fait preuve de cohérence, de respects des délais, tout en respectant les objectifs de sa mission.
Quand réfléchir à un cahier des charges sur internet ?
À partir du moment où l’on parle d’un site internet, d’une application en ligne ou même d’un logiciel, il devient impérieux de poser les bases logistiques sur un document afin que chaque intervenant puisse participer à l’élaboration au planning.
Trop souvent, la réflexion du plan se montre évasive et peu convaincante, car les protagonistes comptent trop souvent sur leur expérience pour construire un programme solide. Cette approche peut trouver des adeptes, car en effet, il semble difficile de prévoir à chaque recoin les failles et les mises à jour pendant la progression du plan.
Toutefois, il semble dérisoire de s’appuyer uniquement sur ses connaissances, lorsque l’on sait à quel point aujourd’hui n’importe quel plan nécessite un partage collaboratif complexe. De nos jours, de nombreuses plateformes proposent de partager les informations comme SLACK, TRELLO, c’est pourquoi la validation des objectifs s’entérine autour d’un document unique afin que le demandeur d’ordre (le client pour une agence) et les différentes professionnelles puissent se joindre au dessein.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour un projet internet ?
Un cahier des charges s’articule autour d’une définition des objectifs tant sur le plan opérationnel que financier. En agence, cette phase résulte d’un ensemble d’accords passés avec le responsable commercial afin de déterminer les besoins du client. Pour le cas d’un éditeur, il appartient au responsable marketing et à la DSI de se mettre d’accord autour d’un projet avant de le transmettre aux instances décisionnelles de l’entreprise (COMEX, CODIR). Un cahier des charges peut se présenter sous la forme d’un PDF, ou d’une présentation publiée et même peut être publié dans un logiciel de gestion de projets. Quel que soit le niveau du plan, se passer d’une telle trame risque de coûter cher au donneur d’ordre.
Que retrouve-t-on dans un cahier des charges ?
- Les objectifs opérationnels
- La réponse à l’utilisateur (il s’agit de préciser le pourquoi du programme)
- Les objectifs chiffrés (le nombre de visites, les attentes business, ou opérationnel)
- Les contraintes techniques
- L’évolution entre l’existant et le prévisionnel (opérationnel, financier)
- Le budget
- La planification temporelle et géographique du projet
- Les intervenants, et les besoins d’expertise
- Les objectifs d’évaluation (qui valide l’avancement)
En quelque sorte, un cahier des charges (le CDC) émane de l’adoption d’une stratégie AMAO, c’est-à-dire d’une planification réfléchie, qui valide chaque étape de son avancement, tout en adoptant un comportement itératif (se décompose entre l’évaluation, la validation et l’implémentation).
Comment dresser un cahier des charges ?
Pour ce faire, le plan stratégique collaboratif (CDC) incorpore des éléments indispensables tels que la fixation des objectifs, le détail de l’avancement tout en se laissant une marge de manœuvre pour anticiper les imprévus. Ce qui compte, c’est de pouvoir rapidement évaluer votre idée de départ par une mise en ligne. Il s’agit d’une version minimale appelée MOCKUP qui permettra de dresser une vision tout en testant au fur et à mesure.
Il existe beaucoup de philosophies en termes de gestion de projet, en ce qui nous concerne, nous sommes attachés à l’élaboration d’un plan basé sur la méthode « Lean ». Ce procédé, laisse les équipes techniques la possibilité de créer un programme plus allégé qui limite la charge de travail. Par la suite, chacun pourra se mettre au travail pour apporter progressivement des évolutions qui correspondent précisément aux besoins détectés par le chef de projet marketing.
En outre, l’adoption d’un plan méthodique, vous aide mieux vous organiser. Cette hiérarchisation des tâches permet de générer des économies substantielles. Pour réussir ces étapes, il appartient au chef de projet de réunir dans son document différents points.
Les éléments du cahier des charges techniques,
- Les contraintes techniques
- Les évolutions technologiques (langage de programmation, outils, politique de sauvegarde et de sécurité)
- L’analyse de faisabilité du projet
- Les fonctionnalités
Ce type d’approche facilite la compréhension des équipes de développement informatiques. Cependant, il risque de se heurter aux collaborateurs, moins enclins sur les sujets techniques. Pour y pallier, il s’avère utile d’aborder le CDC avec d’autres éléments.
- Le cahier des charges fonctionnel
- Analyse des besoins
- Contraintes fonctionnelles et opérationnelles en fonction des besoins
- Énumération des intervenants avec le détail de leurs missions
- Délais de progression
- Méthode d’évaluation (l’évaluation peut tout autant s’effectuer par l’utilisateur)
Quatre étapes incontournables pour dresser un CDC ?
On peut décomposer un cahier des charges en quatre étapes distinctes telles que :
- Définition du besoin
- Audits (SEO, SEA, Marketing, utilisateur, fonctionnalités)
- Plan stratégique de progression
- Suivi de progression et évaluation
On pourrait même y ajouter une cinquième étape si l’on prenait en compte la période d’ajustement.
Définition du projet
La partie essentielle qui comporte le plus d’éléments biaisés. C’est pourquoi il appartient aux équipes marketing d’analyser convenablement la cible pour connaître les véritables besoins.
Leurs objectifs consistent à déterminer un avatar utilisateur en fonction de :
- L’âge
- Le sexe
- La catégorie sociale professionnelle
- Les désirs, les peurs et les motivations profondes
- Le niveau de maturité (par exemple le degré de connaissance des technologies)
Les audits
L’enjeu d’un audit consiste à répondre aux bonnes questions. Dans ce cas, l’audit mérite une préparation toute particulière pour imaginer les véritables problèmes de l’utilisateur. La création de l’avatar au préalable facilite les choses. Ainsi, les audits SEO se concentreront sur une cible particulière tout en prenant en compte les sites concurrents. En d’autres termes, le cahier des charges intègre un audit limité à son strict nécessaire pour déterminer le projet minimal.
Le plan stratégique de progression
Ce plan permet de définir un objectif quantifiable et mesurable. En quelques sortes, cette phase se montre réaliste dans sa conception. C’est à ce moment que le cahier des charges désigne les responsabilités de chacun pour délimiter une durée de chaque action. Les intervenants y retrouvent leurs missions respectives. On peut y ajouter une implication importante du donneur d’ordre ou du client. En effet, il est prouvé qu’un client impliqué dans l’épreuve va plus facilement (+ de 50 % de réussites) soumettre ses idées et valider les étapes clés.
Le suivi de progression
Il apparait fondamental de suivre la progression, car sans cela, comment savoir si l’évolution du plan respect les objectifs ? Comme évoqué à l’instant, le client (ou le donneur d’ordre) a tout intérêt de s’impliquer dans cette démarche. Il s’agit de déposer sur le cahier des charges les périodes de rencontres entre les protagonistes du projet.
À partir des données, le chef de projet AMAO, va déterminer les modifications en invoquant soit un fléchissement du projet sur certains angles ou en proposant de nouvelles fonctionnalités.
Par exemple, s’il s’avère que le RGPD évolue, les sites internet doivent y apposer certaines prérogatives sur des pages institutionnelles. Cette modification en cours de route implique une surcharge imprévue au moment de la rédaction du cahier des charges.
Comment présenter efficacement son cahier des charges ?
Vous l’avez bien compris, un cahier des charges, pour un projet internet, réunit plusieurs typologies de professionnels (développeur, marketing, opérationnel, finances). Cette disposition impose d’employer plusieurs langages pour s’adapter à chaque catégorie de personnes. Concrètement, il s’agit de déployer un dessein qui intègre dix points.
Présentation du projet.
Il s’agit de déterminer les objectifs qualitatifs et quantitatifs suite aux analyses du marketing. Cette notion introduit nécessairement des ambitions chiffrées en termes de KPI (indicateurs de performances). Soit :
- Le nombre de visites attendu
- Le nombre de vente ou prise de contact
- Le panier moyen
- Le retour sur investissement (ROI)
- Le coût d’acquisition du lead
- Le coût par visiteur unique
- La marge générée par vente par nouveau client…
Attention, il ne s’agit pas simplement de connaître son CPC et le chiffre d’affaires, mais bien de déterminer les points d’influences associées entre trafics, vente, conversion (la triangulaire de la réussite).
Analyse des besoins :
Un cahier des charges développe les besoins commerciaux de l’entreprise. C’est certainement l’étape la plus importante. Dans ce chapitre, vous aborderez :
- Comment acquérir de nouveaux leads ?
- Lancer un produit nouveau (ou plusieurs)
- Typologie du tunnel de vente pour améliorer les ventes (upsale)
- Acquérir des mails
- Perfectionner l’engagement
Avec des informations, on peut mettre en perspective les canaux d’acquisition de trafic. Attention, cette décision dépend aussi du type de produit (certaines activités comme la finance ou la santé rendent difficile une approche au sein des médias sociaux alors que d’autres se retrouvent peu accrocheurs en matière de référencement naturel).
Les besoins utilisateurs.
Le CDC prend en compte le comportement de ses utilisateurs. En fonction de la cible, les éléments de construction ne sont pas les mêmes. On ne crée pas un projet de la même manière pour un étudiant en finance que pour un cadre du même secteur d’activité. Dans certains cas, le projet peut aussi prévoir plusieurs sites pour s’adapter à chaque cible (ce qui reste recommandé).
La chartre graphique s’intègre à ce moment pour élaborer une cohérence entre les fonctionnalités, les besoins utilisateurs et la réponse ergonomique. Attention à respecter l’identité visuelle globale adoptée par l’organisme (comme les logos) qui implique une validation.
Analyse fonctionnelle du site
L’idéal serait de percevoir en une seule image le concept de son projet web. Malheureusement, un site internet peur compter plusieurs milliers de pages. Pour visualiser le montage du plan, il existe des outils de développement qui génèrent un schéma. Ce procédé se nomme l’UML. Voici un exemple de schéma développé avec mindmeister.
Organisation du contenu et arborescence
Si vous misez sur le référencement naturel, vos positions dépendront grandement de la structure de votre site. À partir du schéma et de l’analyse sémantique vient l’étape de l’organisation du contenu. Il faut non seulement prendre en compte du contenu existant et proposer de nouvelles pistes. Cette partie implique des compétences spécifiques. Attention, l’organisation des contenus s’adapte autant aux utilisateurs qu’aux robots de Google.
Exemple simple d’arborescence
Pris en compte des l’impact technique
Le cahier des charges aborde aussi les caractéristiques techniques de votre projet web. À ce titre, plusieurs questions sont à soumettre auprès des équipes de développement.
- Choix de l’hébergement
- Définition du nom de domaine (en fonction de l’existant)
- Juridique (droit d’auteur et droit technologique)
- Performance technique et rapidité
- Tracking et connectivité (avec un CRM, des outils d’analyse et les contraintes qui en découlent)
- Gestion des routines et Backups (politique de gestion)
- Adaptation aux mobiles (responsive design)
Plan stratégique promotionnel
Dans un cahier des charges, les équipes marketing se doivent de définir les éléments qui feront progresser l’activité du site. En fonction des choix de canaux de trafic, un suivi des objectifs sera établi. Néanmoins, chaque source de trafic influence un autre canal. Un utilisateur qui découvre le site peut être transformé à partir d’une campagne ADS ou d’un courriel promotionnels. Ne vous contentez pas de suivre simplement un seul chiffre. Analysez de manière approfondie.
Respect de livrables et du budget
Les livrables se caractérisent par des deadlines prédéfinies à l’avance. Cependant, il se peut que certaines conditions ne soient pas remplies. En fonction de l’activité visée, les budgets peuvent évoluer. Par exemple ces deux dernières années, le monde de la finance s’est fortement digitalisé ce qui a accru la concurrence sur la « SERP » de Google. Certaines positions ont plus que doubler alors que le prix en campagne triplé. Que fait-on dans ce cas ? Une réévaluation s’avère nécessaire.
Le rétroplanning montre en un coup d’œil l’évolution du projet.
Finalement, la création d’un cahier des charges se construit aisément si l’on réussit à réunir les meilleures informations. Ce document vous aide tout au long du processus de développement, mais aussi sur le long terme. Par exemple, on peut ajouter dans son CDC une période de recettage pour tester certaines fonctionnalités et progressivement transformer son projet de déploiement à un projet de développement.